Wydziały Urzędu
Pobierz dane XMLDrukuj informacjęSzczegóły informacji
Wydział Spraw Organizacyjnych
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2020-01-20 10:24:22 przez Arkadiusz Kasiułajtis
Akapit nr - brak tytułu
p.o Kierownika Wydziału: Edyta Perges
Tel: (89) 649-01-30
Tel: (89) 649-01-30
Do właściwości i zadań Wydziału Spraw Organizacyjnych należy całość spraw:
związanych z organizacją pracy Urzędu, obsługą kancelaryjno - techniczną Burmistrza, obsługą interesanta w Punkcie Obsługi Interesantów, a w szczególności:
- prowadzenie Sekretariatu, w tym:
- prowadzenie kalendarza spotkań Burmistrza oraz Zastępców,
- przyjmowanie skarg i wniosków,
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków i czuwanie nad terminowym udzielaniem odpowiedzi,
- prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej,
- prowadzenie książki kontroli zewnętrznych,
- prowadzenie Kancelarii, w tym przyjmowanie korespondencji, jej rejestrowanie i rozdzielanie,
- prowadzenie Punktu Obsługi Interesanta, w tym:
- udostępnianie interesantom odpowiednich formularzy i druków,
- udzielanie informacji o sposobie załatwienia sprawy w Urzędzie,
- udzielanie informacji o właściwościach i zadaniach Wydziałów oraz jednostek organizacyjnych,
- obsługa centrali telefonicznej,
- zapewnienie materialno – technicznych warunków dla przeprowadzenia wyborów, referendów i spisów statystycznych
- gromadzenie dokumentów organizacyjnych miejskich spółek prawa handlowego,
- prowadzenia archiwum Urzędu oraz nadzorowanie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej,
- prowadzenie tablic informacyjnych,
- organizowanie narad Kierowników i kierowników jednostek organizacyjnych.przygotowywanie sal konferencyjnych do sesji, narad, posiedzeń, zebrań i konferencji, bez zabezpieczenia informatycznego,
- administrowanie budynkiem Urzędu oraz planowanie i realizacja jego bieżących remontów,
- zaopatrzenie materiałowe i techniczne na cele administracyjne, zakup inwentarza ruchomego, materiałów i pomocy biurowych, druków i formularzy oraz konserwacja sprzętu biurowego, z wyłączeniem sprzętu i materiałów infrastruktury informatycznej,
- obsługa samochodów służbowych oraz prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem samochodów prywatnych do celów służbowych,
- prowadzenie spraw dotyczących pieczęci i pieczątek urzędowych,
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Miasta oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi Miasta,
- prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenie ppoż.,
- prowadzenie spraw związanych z wyznaczaniem podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna,
Sprawy związane z organizacją Urzędu oraz sprawy kadrowe:
- opracowywanie propozycji zmian struktury organizacyjnej Urzędu,
- opracowywanie projektów regulaminu pracy, wynagrodzeń i innych aktów regulujących sprawy pracownicze,
- prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
- prowadzenie spraw związanych z wydawaniem upoważnień i pełnomocnictw,
- prowadzenie teczek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych oraz rejestru instytucji kultury w tym dokonywanie wpisów, zmian wpisów oraz wykreśleń wpisów w rejestrze oraz księgach rejestrowych instytucji kultury oraz wydawania odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej instytucji kultury jako pełnomocnik organizatora instytucji kultury,
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych,
- prowadzenie spraw w zakresie szkolenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
- prowadzenie spraw w zakresie staży i praktyk,
- prowadzenie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych i lustracyjnych,
- przekazywanie informacji o zatrudnieniu do PFRON,
- dokonywanie zgłoszeń pracowników Urzędu do ZUS oraz zmian w tym zakresie,
- wydawanie legitymacji służbowych,
- wydawanie świadectw pracy pracownikom Urzędu oraz zaświadczeń o pracy byłym pracownikom PMRN, PPRN, Urzędu, Mazur-Tourist i PBK,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją umów zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymi wykonującymi różne zadania na rzecz Urzędu,
- podpisywanie świadectw pracy, sprawozdań statystycznych, dokumentów ubezpieczeniowych, zaświadczeń oraz innych dokumentów z zakresu powierzonych zadań.
Sprawy związane z informatyzacją Urzędu, ochroną danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwem, a w szczególności:
- opracowywanie projektów i kierunków rozwoju szeroko pojętej informatyki w Urzędzie w celu pełnej realizacji jego informatyzacji oraz zarządzanie nimi,
- utrzymywanie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej, w tym systemów i aplikacji, w tym sieci WAN i LAN,
- wdrażanie zasad polityki bezpieczeństwa w zakresie systemów i sieci teleinformatycznych, przetwarzania danych w systemach w Urzędzie oraz nadzór nad ich przestrzeganiem, a w szczególności:
- monitorowanie realizacji polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie,
- zarządzanie tożsamością użytkowników logujących się do systemów informatycznych Urzędu,
- monitorowanie bezpieczeństwa informatycznego,
- wykonywanie, z udziałem specjalistycznych firm zewnętrznych, audytów bezpieczeństwa teleinformatycznego,
- realizacja zadań związanych z cyberbezpieczeństwem w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych,
- prowadzenie, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, zakupów w zakresie sprzętu informatycznego i oprogramowania oraz dokonywania drobnych zakupów w zakresie realizacji zadań Wydziału do wysokości udzielonej zaliczki pieniężnej,
- zarządzanie określonymi zasobami informatycznymi Urzędu, prowadzenie rejestru aplikacji i systemów informatycznych oraz ksiąg inwentarzowych,
- prowadzenie testów systemów i aplikacji dostarczanych przez firmy zewnętrzne lub tworzonych przez Wydział oraz ich wdrażanie i utrzymanie,
- nadzór nad wykonywaniem serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych,
- zaopatrywanie pracowników Urzędu w niezbędne materiały eksploatacyjne do sprzętu informatycznego,
- nadzór nad przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa i użytkowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych oraz oprogramowania biurowego,
- bezpośrednie wsparcie użytkowników w zakresie (HelpDesk):
- udzielania pomocy w przypadku problemów związanych z eksploatacją stacji roboczych, urządzeń peryferyjnych (w tym naprawy bieżące) oraz oprogramowania
- ,problemów związanych z użytkowaniem infrastruktury sieciowej,
- organizowania doraźnych szkoleń w zakresie obsługi sprzętu komputerowego i oprogramowania,
- współpraca z użytkownikami oraz dostawcami systemów informatycznych w zakresie utrzymania, rozwoju i modernizacji wykorzystywanych systemów informatycznych,
- zarządzanie infrastrukturą informatyczną w Urzędzie, a w szczególności:
- infrastrukturą sieciową w sieci lokalnej (LAN),
- infrastrukturą sieciową w sieci rozległej (WAN) z urządzeniami kryptograficznymi
- ,serwerami,
- systemami backupowymi, w celu utrzymania ciągłości prawidłowego funkcjonowania Urzędu z jednoczesnym zapewnieniem wymaganego poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego,
- optymalizacja infrastruktury sieciowej i serwerowej,
- modernizacja infrastruktury IT łącznie z przygotowywaniem planów zakupów celem zapewnienia wymagań wydajnościowych i funkcjonalnych eksploatowanych systemów informatycznych w Urzędzie,
- zarządzanie dostępem do infrastruktury informatycznej oraz uprawnieniami użytkowników do eksploatowanych w Urzędzie,
- wykonywanie kopii bezpieczeństwa baz danych oraz aplikacji i systemów informatycznych eksploatowanych w Urzędzie,
- tworzenie i zarządzanie systemami BIP i Intranet,
- zarządzanie systemem poczty elektronicznej Urzędu,
- działanie w zakresie planowana i rozwoju infrastruktury teleinformatycznej:
- badanie potrzeb, możliwości technicznych i rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej Urzędu,
- planowanie i rozwój w zakresie zasobów teleinformatycznych Urzędu,
- optymalizacja kosztów eksploatacji infrastruktury teleinformatycznych,
- śledzenie postępu technicznego i wprowadzanie nowych, ale sprawdzonych technologii,
- zapewnienie certyfikatów i podpisów elektronicznych w Urzędzie,
- zabezpieczenie informatyczne sal konferencyjnych do sesji, narad, posiedzeń, zebrań i konferencji oraz ich obsługa informatyczna,
